経営・診断

元日は昨年の振り返りから

新年あけましておめでとうございます。元日ですので、今年の抱負や目標を立てる方も多いかと思います。私も今年の活動を考えたいと思ったのですが、まず、昨年の振り返りから始めてみることにしました。

以前にご紹介したかと思いますが、中小企業診断士として、毎日何を何時間やったのか、業務記録をつけています。理由の一つは、モチベーションの維持のためです。積みあがっている時間を見ることで、自分が日々少しずつ前に進んでいることを確認し、続けていこうという気持ちになります。

もう一つの理由は、振り返りができるようにすることです。PDCAという言葉はお聞きになったことがあると思います。PDCAとは、Plan(計画)・Do(実行)・Check(評価)・Action(改善)を繰り返すことによって、業務を継続的に改善していく手法ですね。「PDCAを回しなさい」という言葉はよく聞かれると思います。しかし、日々の仕事に追われているとDo(実行)ばかりになりがちで、なかなかPDCAを回すことができていない、という方も多いのではないでしょうか。

Check(評価)できなければ、Action(改善)をすることもできません。業務時間は、一年の初めに、今年は何に注力するべきかを考えるひとつの評価指標となると思います。ちなみに、私の2018年の業務時間を分類すると、こんな感じでした(メールチェックなどの事務作業を除く)。今回は、「ツリーマップ」グラフで示してみました。面積の大きさが、それぞれの業務の比率を表しています。(「サンバースト」グラフでも、同じような情報を伝えることができます。EXCELで簡単に作れますので試してみてください。)

ここでのポイントは、どのようなカテゴリでデータを分類するかと、どのようにわかりやすく可視化するか、という2点ですね。漫然と眺めているよりも、分類して可視化することで、Action(改善)や次のPlan(計画)に、より効果的につなげることができます。

まず、色分けした業務の配分を見てみますと、インプット系(青色)の配分は全体の19%、アウトプット系(灰色)は全体の52%程度。昨年は神奈川県中小企業診断協会の運営にも時間を割いたので、その割合(オレンジ色)が22%、このブログのような情報発信系が7%。年初に想定していたPlan(計画)とほぼ合致しています。全体バランスとしては、今年も同様に進めたいと思いますので、年初の計画(見通し)としては、アウトプット 55%、インプット 15%、協会活動 20%、情報発信 10%で設計したいと考えています。

さらに色の中の内訳を見ていくと、アウトプット系(灰色)の中では、診るに分類した業務が多めになっています。これは、自分の方向性と合っているので違和感はありませんが、バランスとしては、話す業務と書く業務をもう少し増やしたいですね。などなど。

PDCAを回す際には、拠り所となるデータが重要になります。経営計画でPDCAを回すときも同じです。データの利活用に向けた分類の設計・データの蓄積・分析、それに基づく改善の提案など、今年もご支援ができれば幸甚です。本年も、どうぞよろしくお願い致します。