IT

ITを活用した情報共有で業務効率化

社内で情報を共有し業務を効率化するツールとして、グループウェアと呼ばれるソフトウェアがあります。グループウェアには、電子メール、掲示板、ファイル共有、スケジュール管理、ワークフロー(電子決裁)、設備などの機能があります。日本でグループウェアが普及したのは1990年代の頃ですが、仕事のやり方を変えるツールとして多くの企業が導入してきました。

現在の代表的なグループウェアは、サイボウズOffice、デスクネッツ、Microsoft Office 365、Google G Suiteなどがあります。登場した頃に比べて、グループウェアはずいぶん安価になりましたが、それでも費用負担ができず導入できていない企業もたくさんあります。そこで、今までは、無償ツールとしてサイボウズLIVEを活用してきました。しかし、そのサービスも2019年4月で終了するため、早々に移行を迫られています。

移行先のひとつとして、ビジネスチャットの活用が考えられます。グループウェアの登場以来、電子メールは長らくビジネスコミュニケーションツールとして使われていますが、最近は、ビジネスチャットも広まってきました。電子メールのようにタイトルや挨拶などの形式的なことを書くわずらわしさがないことや、議論する内容ごとにスレッドを分けることで後から参加した人でも議論をトレースしやすいことなどのメリットが受けているようです。

ビジネスチャットの有名どころは、Slack、Chatwork といったところでしょうか。私自身はChatworkの無償版を使っていますが、無償版では、参加できるグループチャットが最大14個なのでグループを分けずにやりとりしていると、過去のチャットを探そうとするのが非常に大変と感じていました(有償版ではグループが無制限になり検索もできるのですが..)。

そこで、昨年の夏頃に無償版の提供が始まった、Microsoft Teamsを試しています。無償版でも、複数のチーム(チームごとに異なるメンバで構成できます)を作って、チーム内にチャンネル(掲示板やスレッドをイメージしてください)を無制限に立てることができます。ファイル共有の容量も十分大きそうです。Outlookと連携した会議(スケジュール管理)は無償版では使えませんが、他のツールに比べ、グループウェアっぽく使えそうな感触を持ちました。サイボウズLIVEの移行先として、しばらく試行してみようと考えています。

社内の情報共有だけでなく、個人が集まって行っているプロジェクトなど、頻繁に顔合わせが難しい場合にも、このようなITツールを使ってコミュニケーションを図っていくことが有効になります。個人の好みもありますし、他にも無償で使えるプランも用意しているツールもたくさんありますので、まずは気になるツールを試してみるのがよいでしょう。